Wolters Kluwer: MKB en accountants worstelen met factuurautorisatie

Meer dan 70% van de MKB-bedrijven en accountantskantoren in Nederland vertrouwt nog steeds op handmatige factuurautorisatie, zo blijkt uit onderzoek van Wolters Kluwer

Uit nieuwe gegevens van Wolters Kluwer Tax & Accounting blijkt dat factuurautorisatie bij veel MKB-bedrijven en accountantskantoren in Nederland nog steeds grotendeels handmatig verloopt. Handmatige goedkeuringsprocessen veroorzaken extra werk, beperken het inzicht en dragen bij aan betalingsachterstanden. Dit blijkt uit gegevens van Basecone, het cloudplatform van Wolters Kluwer voor factuurverwerking en automatisering van financiële workflows.

De analyse is gebaseerd op 594 ingevulde enquêtes over goedkeuringsprocessen, uitgevoerd tussen januari 2023 en juli 2026. Hieruit bleek dat 70% van de organisaties facturen nog steeds met pen en papier of via e-mail goedkeurt. Bovendien heeft meer dan de helft van de respondenten geen duidelijk overzicht van de status van facturen in het proces, waardoor vaak per factuur moet worden nagegaan of deze is goedgekeurd. Factuurgoedkeuring heeft daarom niet alleen invloed op de administratieve efficiëntie, maar ook op de doorlooptijd, de betrouwbaarheid van betalingen en de controle over financiële processen.

"Zolang de goedkeuring van facturen afhankelijk is van afzonderlijke handmatige handelingen, blijft het proces kwetsbaar. Niet omdat organisaties het belang ervan niet inzien, maar omdat zichtbaarheid, opvolging en governance vaak niet centraal zijn georganiseerd. Geautomatiseerde workflows zorgen voor meer controle, transparantie en consistentie in het gehele proces”, aldus Marie Costers, VP & General Manager van Wolters Kluwer Tax & Accounting voor België, Nederland en het Verenigd Koninkrijk.

Hoe facturen tegenwoordig worden goedgekeurd

Uit de resultaten blijkt dat een derde (34%) van de respondenten facturen met pen en papier goedkeurt, terwijl nog eens een derde (36%) de goedkeuringsworkflow via e-mail afhandelt. In deze gevallen worden facturen handmatig doorgestuurd en moet de goedkeuring per e-mail worden gegeven, waardoor het proces afhankelijk is van individuele handelingen en opvolging. Wanneer de goedkeuring vertraging oploopt, hebben organisaties vaak moeite om vast te stellen waar het proces is vastgelopen.

De gevolgen voor financiële teams: drie belangrijke bevindingen:

Meer dan de helft mist een centraal overzicht

In totaal heeft 55% van de respondenten geen gecentraliseerd overzicht van de status van openstaande facturen. Binnen deze groep gaf een derde (34%) aan helemaal geen overzicht te hebben van waar documenten zich bevinden, terwijl 21% de status via e-mail bij collega’s moet navragen.

Vertragingen bij betalingen aan leveranciers

Het ontbreken van een geautomatiseerde workflow heeft tastbare zakelijke gevolgen. Bijna de helft (43%) van de respondenten gaf aan dat hun huidige goedkeuringsproces regelmatig bijdraagt aan vertragingen bij het betalen van leveranciers.

Waardevolle tijd besteed aan het zoeken naar documenten

Naast een verminderde procescontrole kost handmatige verwerking ook kostbare tijd van medewerkers. Meer dan 2 op de 5 respondenten (43%) gaven aan wekelijks tijd te besteden aan het opsporen en ophalen van documenten uit inboxen of archieven.

Handmatige processen blijven bestaan bij grotere volumes

Uit de resultaten blijkt dat handmatige goedkeuring niet beperkt blijft tot organisaties met een laag factuurvolume. Zelfs bedrijven die grotere aantallen facturen verwerken, vertrouwen nog steeds op workflows met pen en papier of via e-mail. Dit suggereert dat factuurgoedkeuring niet alleen een uitdaging is voor kleine bedrijven of eenvoudige boekhoudkundige activiteiten. Naarmate het aantal facturen, goedkeurders en afdelingen toeneemt, wordt gecentraliseerd inzicht nog belangrijker. Deze bevindingen wijzen op een aanzienlijke kans voor organisaties om hun operationele efficiëntie en financiële controle te verbeteren.

Handmatige processen kunnen de overgang naar e-facturatie belemmeren

Nu overheden in heel Europa de verplichtingen rondom e-facturatie blijven uitbreiden, wordt van organisaties steeds vaker gevraagd hun financiële processen te moderniseren. Hoewel veel bedrijven in delen van de financiële afdeling digitale tools hebben geïmplementeerd, blijkt uit het onderzoek dat handmatige goedkeuringsworkflows nog steeds veel voorkomen.

“Nu de verplichtingen voor e-facturatie in heel Europa blijven toenemen, kunnen organisaties zich handmatige financiële processen niet langer veroorloven. In een regelgevingsklimaat dat steeds meer transparantie en snelheid vereist, worden handmatige goedkeuringsworkflows al snel een bedrijfsrisico in plaats van slechts een operationeel ongemak. Organisaties die nu moderniseren, zullen naleving omzetten in een concurrentievoordeel en beter gepositioneerd zijn voor groei”, aldus Bas Kniphorst, EVP & Managing Director Wolters Kluwer Tax & Accounting Europe.