Deze taken neemt een secretaresse jou uit handen

Een secretaresse wordt natuurlijk over het algemeen ingeschakeld om de dagelijkse gang van zaken soepeltjes en efficiënt te laten verlopen. Hij of zij zorgt ervoor dat bepaalde taken bij jou uit handen genomen worden, zodat jij weer ruimte, tijd en energie hebt om jezelf te concentreren op je corebusiness. Maar waar kun je de hulp van een secretaresse eigenlijk allemaal bij inzetten en welke taken worden er uit handen genomen? We leggen het uit.

Secretaresse

1. Het office management

Secretaresses vullen een belangrijke taak in de onderneming en nemen voor zowel jou als je medewerkers veel werk uit handen. Een van de onderdelen van het takenpakket is bijvoorbeeld het officemanagement. Een secretaresse zorgt ervoor dat er altijd genoeg kantoormateriaal aanwezig is. Is bijvoorbeeld toch het papier uit de printer op, dan is de secretaresse het aanspreekpunt om dit te regelen en jou en je medewerkers weer te voorzien van het nodige.

2. De administratieve taken

Daarnaast neemt een secretaresse ook ontzettend veel administratieve taken van je uit handen. Het uittypen van verslagen, het bijhouden van de online boekhouding, het beantwoorden van de telefoon en het bijhouden van de agenda zijn maar een paar voorbeelden van alle taken die uit handen worden genomen. Dit zorgt er natuurlijk weer voor dat jij meer tijd en energie overhoudt voor je core-business, en ondertussen zeker weet dat alle administratieve zaken goed geregeld zijn.

3. De organisatie van evenementen

De kans is groot dat je als ondernemer ook regelmatig deelneemt aan een evenement, of zelf een evenement organiseert. Ook hier vind je ondersteuning bij je secretaresse. Zo zorgt je secretaresse er bijvoorbeeld voor dat de juiste zalen geboekt zijn, dat je hand-outs geprint klaarliggen, dat de catering geregeld wordt of dat de afspraken op de juiste manier ingepland zijn. Hierna kun jij je vervolgens focussen op het evenement of de vergadering.

4. Centrale aanspreekpunt

Ook is je secretaresse in veel gevallen het centrale aanspreekpunt van je onderneming. Hij of zij houdt de afspraken bij, weet precies wanneer medewerkers wel of niet aanwezig zijn, weet wat er speelt op kantoor en is er altijd om vragen te beantwoorden of wensen te vervullen. Dit maakt hem of haar een centraal aanspreekpunt voor zowel jou als je medewerkers en in veel gevallen zelfs je klanten. Je secretaresse is als het ware het gezicht van je onderneming, terwijl jij achter de schermen aan je core-business werkt.