5 tips voor het goed bijhouden van debiteurenbeheer

Het achtervolgen van onbetaalde facturen kan erg vervelend zijn. Niemand wil klanten eraan herinneren dat hun facturen te laat zijn en het helpt ook niet om een positieve relatie op te bouwen. Maar welke keuze heb je? Problemen door te late betalers kunnen nadelig zijn voor je bedrijf. Hoewel je misschien je algemene cashflow management aanpak hebt opgelost, moet er specifieke aandacht worden besteed aan debiteurenbeheer. Daarom hebben we deze vijf eenvoudige tips verzameld om je debiteurenbeheer te verbeteren.

1. Wees duidelijk met je betalingsbeleid

Trap niet in de val om aan te nemen dat je klanten de kleine lettertjes zullen lezen. De eenvoudigste debiteurenbeheer strategie die je kunt toepassen is het toevoegen van informatie over de betalingstermijn op het moment dat je nieuwe klanten hebt. Zet je termijn op je voorstellen en offertes. Zet je termijnen ook op prominente plaatsen zoals op je facturen. Maak de informatie gemakkelijk te vinden, duidelijk en beknopt. Overweeg ook om in extra een stap aan je offerteproces toe te voegen om de klant te laten weten dat hij deze voorwaarden heeft begrepen en geaccepteerd. Dan weten beide partijen wat er wordt verwacht en dat vermijd vervelende verrassingen.

2. Biedt korting aan voor vroege betalingen

Hoewel het niet altijd een ideale optie is om een stimulans te bieden om op tijd te betalen, kan het wel een hulpmiddel zijn om facturen vroegtijdig te laten betalen. Overweeg een klein kortingspercentage voor het betalen voor de vervaldatum, of bied in plaats daarvan een extra dienst of product aan. Met de juiste software kun je dit eenvoudig instellen per klant.

4. Overweeg financieringssteun

Als je nog steeds cashflowproblemen ondervindt nadat je deze strategieën hebt ingevoerd, is het de moeite waard om met een werkkapitaal specialist uit het bedrijfsleven te spreken. Er bestaan oplossingen speciaal ontwikkeld om bedrijven te helpen toegang te krijgen tot een snellere cashflow. Maar bedenk wel dat dit je extra geld gaat kosten, en niet een ideale oplossing is.

5. Automatiseer je debiteurenbeheer proces

Automatiseringssoftware van bijvoorbeeld AccountBird is een geweldige manier om het debiteurenbeheer proces te stroomlijnen. Met debiteuren automatisering kun je je betaaltermijn beleid inbouwen in het systeem dat de facturen verstuurt en de betalingen bijhoudt. Je kunt dan bijvoorbeeld 7 en 3 dagen voor de vervaldag van een factuur geautomatiseerde e-mails naar je klanten laten versturen. Dat ontneemt jou de zorg van het keer op keer moeten opzoeken of er al dan niet betaald is en voorkomt het onnodig nabellen naar je klanten.